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2019-12-09 來源 :公益時報??作者 : 王勇
檔案管理知識科普讀物《基金會檔案實務(wù)百問》■ 本報記者 王勇
“不需要它時看不出來有什么用，需要時就萬分重要。”對于公益組織來說，檔案就扮演著這樣的角色。無論是項目執(zhí)行、年報、評估，還是機構(gòu)建設(shè)、信息公開等，都離不開檔案。
由于檔案意識不到位，檔案價值的隱蔽性、長期性，檔案工作的相對獨立性等多個原因，大多數(shù)公益組織的檔案管理工作還處于沒有專門制度、專人負責、專柜存放等狀態(tài)，更談不上檔案管理信息化。
對于一家希望能夠長期發(fā)展的公益組織，檔案工作不做好是不可能實現(xiàn)目標的。那么，如何才能做好檔案管理工作，公益組織收集檔案有哪些要求，檔案又應(yīng)該發(fā)揮怎樣的作用?
11月22日，在由中國基金會發(fā)展論壇和內(nèi)蒙古老牛慈善基金會(以下簡稱“老?；饡?rdquo;)聯(lián)合舉辦的“檔案：見證公益，助力發(fā)展”分享會上，來自檔案管理部門、基金會、行業(yè)組織的代表對此進行了回應(yīng)與交流。
分享會上還發(fā)布了基金會檔案管理方面的實務(wù)手冊——《基金會檔案實務(wù)百問》。手冊除了介紹檔案工作相關(guān)概念、管理環(huán)節(jié)和參考標準外，還專門就檔案信息安全、檔案信息化發(fā)展趨勢和家族慈善檔案管理三個方面進行重點介紹。
檔案是機構(gòu)發(fā)展的助推器
一般來說，公益組織的各項工作結(jié)束以后才會進行資料歸檔，檔案工作似乎與其他工作的成效之間沒有什么關(guān)系。
但實際上，“檔案工作是機構(gòu)發(fā)展的助推器。”老牛基金會高級項目經(jīng)理龐曉媛表示：“檔案工作與項目、財務(wù)、法務(wù)、品牌、人事、行政等多項業(yè)務(wù)工作都相互關(guān)聯(lián)，動態(tài)地為這些工作提供支持。”
對于這一點，曾經(jīng)負責在北京春苗慈善基金會工作的羅璇深有感觸：“春苗的第一筆大額捐贈就是檔案帶來的。”
據(jù)羅璇介紹，春苗基金會曾經(jīng)用一位捐贈人捐贈的50萬元救助了23個孩子。對于救助的每一個孩子，基金會都留下了詳實的救助檔案。
“每一個孩子的檔案都在60頁以上，當我把這23個孩子的所有檔案拿給捐贈人時，他震驚了。”羅璇表示，在提交了檔案之后基金會工作人員向他詢問了捐贈意向。第二年他就追加捐贈了200多萬元。
詳實的檔案就是業(yè)務(wù)成果的成績單，有了這份成績單，公益組織才能理直氣壯地面對捐贈人、受益人、監(jiān)管部門和社會大眾。
除此之外，“檔案還是信息資產(chǎn)的托管所。公益組織所有活動的本質(zhì)實際上是將資金這個顯性資產(chǎn)不斷轉(zhuǎn)化為信息這一無形資產(chǎn)的置換過程。”龐曉媛強調(diào)，檔案還是維權(quán)避險的防火墻，歷史記憶的存儲器。
從長時段來看，機構(gòu)的發(fā)展傳承更是離不開檔案。“在公益機構(gòu)里面有一個非常普遍的現(xiàn)象，流動性很大，每當人員變動的時候，檔案必然有流失。”羅璇表示。
沒有完善的檔案管理，對新員工不僅意味著難以了解機構(gòu)熟悉環(huán)境，更是會直接帶來工作上的困境。
從一張紙到一個檔案館
檔案的重要性毋庸置疑，那么檔案工作是不是很難做呢?其實并不是，只要有檔案意識，公益組織的工作人員隨時都可以進行檔案工作。
2019年是老?；饡闪⒌牡?5年，但老?；饡詹氐牡谝环輽n案卻是16年前關(guān)于老牛基金會創(chuàng)始人關(guān)于捐股成立基金會的備忘錄。
2003年6月，時任蒙牛集團董事長、總裁牛根生，黨委書記盧俊，副總裁、董事會秘書雷永勝，以及金杜律師事務(wù)所合伙人楊育紅律師共同討論蒙牛集團上市相關(guān)問題期間，牛根生提出：希望公司上市后將其持有蒙牛公司的全部股份捐贈出來，通過合法的方式和途徑回饋社會。
就是這份備忘錄，記錄了老?；饡Q生最初的源頭。老?；饡耸聶n案部負責人任麗娟強調(diào)：“其實從身邊當下做起就可以，積累到以后，回頭看的時候，才會覺得它很重要。”
“我們每個人每個機構(gòu)在記錄這些東西的時候，有可能不經(jīng)意間就進入了歷史，從這個意義上，檔案工作的價值上就升華了。”廣東省和的慈善基金會秘書長、韶關(guān)市鄉(xiāng)村振興公益基金會理事長汪躍云表示，“要有一些長期主義的視角去看待這個事情。”
正是因為這種檔案意識，使老?；饡裢庵匾暀n案管理工作。牛根生對檔案工作，曾表示“二指寬的紙片兒會說話”，并提出將“天天要檔案，人人有檔案”的檔案收集意識和管理理念貫徹到每項具體工作中。
經(jīng)過多年的建設(shè)，老?；饡n案室已收錄過萬件紙質(zhì)文檔;先后通過了內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案工作一級測評，入圍了《呼和浩特市志·檔案志》收錄范圍。在此基礎(chǔ)上，基金會還開發(fā)了專門的檔案信息系統(tǒng)。
檔案管理的“訣竅”
隨著公益行業(yè)的發(fā)展，越來越多的公益機構(gòu)認識到檔案工作的重要性。但是認識不等于做到，檔案管理究竟該如何做呢?
“我們是以解決現(xiàn)實工作的需要為出發(fā)點，以完成各種審核檢查任務(wù)為出發(fā)點，來收集和管理檔案工作，主要是我們的行政人員在負責。”廣東省綠芽鄉(xiāng)村婦女發(fā)展基金會秘書長鄒偉全表示。
針對社會組織的評估檢查都是有規(guī)范的，不需要另外去做自己的規(guī)范。“對于在經(jīng)濟上或人力上沒有辦法太好去做檔案工作的機構(gòu)，我覺得這兩個關(guān)鍵點抓住應(yīng)該還是可以的。”鄒偉全表示。
如果要進一步完善檔案工作該如何做呢?
內(nèi)蒙古師范大學客座教授、檔案局專家胡文亮為公益組織指出了一條路徑，他說：“你可以直接找所在地的檔案管理部門聯(lián)系，他們有為轄區(qū)各單位提供檔案指導(dǎo)、服務(wù)的職能。檔案管理部門會了解你們單位的實際情況、工作流程，結(jié)合國家的規(guī)范，跟你們共同制定一套你們單位的檔案管理方法。”
老?；饡谶M行檔案管理時就得到了呼和浩特市檔案局的重點指導(dǎo)。
在制定完善的檔案管理流程和工作標準基礎(chǔ)上，確保具體檔案管理工作從第一步開始就以專業(yè)化、標準化的要求進行開展。
更重要的是，公益組織應(yīng)貫徹全程管理理念。“加強檔案工作與組織內(nèi)其他工作的良性互動，將檔案收集、移交工作納入各項工作具體流程管控中，實現(xiàn)時時歸檔，而不是被動地接收滯后信息。”龐曉媛表示。
讓公益檔案活起來
檔案工作對于公益機構(gòu)很重要，對公益行業(yè)同樣重要。“社會對我們這個行業(yè)了解比較少，認同比較少，如果沒有資料，沒有研究，沒有這些公共資產(chǎn)，大家更難去了解我們。”中國基金會發(fā)展論壇秘書長呂全斌表示。
因此，在機構(gòu)加強自身檔案工作的同時，有必要讓這些檔案活起來，從而發(fā)揮更大的作用。“一個行業(yè)的資料存好了，我們究竟要怎么去用，怎么讓它發(fā)揮更大的價值?這一塊其實對我們行業(yè)整體來說是一個非常大的考驗。”任麗娟表示。
鄒偉全認為：“我們不能把這些東西都關(guān)在自己的屋子里面，我們希望它是可以分享的。不限于行業(yè)內(nèi)的人去做，我們是要開放給公眾，也要開放給民間的或者是學術(shù)機構(gòu)的研究者去把它運用起來。”
在這方面，洛克菲勒基金會的檔案中心已經(jīng)做出了令人矚目的成就，他們不僅管理洛克菲勒基金會的檔案，還為其他的公益組織提供檔案管理服務(wù)。截至目前，其已經(jīng)管理了超過1.17億頁的文檔、90萬張照片、1.8萬卷縮微膠卷、6000部影片的檔案，并開放給社會各界進行學習、研究。
在今年的國際檔案日，為響應(yīng)國家號召、回應(yīng)行業(yè)需求，中國基金會發(fā)展論壇開始籌備基金會檔案館項目，旨在搜集1949年以來的中國基金會為主的公益行業(yè)歷史資料。
中國的公益行業(yè)也開始行動起來，2019年11月22日，中國基金會發(fā)展論壇、老?；饡劝l(fā)起了共同倡議，力爭發(fā)揮各自優(yōu)勢，倡導(dǎo)推動行業(yè)檔案建設(shè)工作，提升行業(yè)檔案建設(shè)整體水平。同時倡議共建行業(yè)檔案館，搭建平臺、保存史料、整合資源、共享信息。
福建恒申慈善基金會、廣東省和的慈善基金會、廣東省綠芽鄉(xiāng)村婦女發(fā)展基金會、老?；饡蜕虾Ｕ鎼蹓粝牍婊饡裙娼M織以身示范，為基金會檔案館捐贈了檔案資料。
公益檔案是行業(yè)的財富，也是社會的財富。檔案專題分享會是一個良好的開始，開啟了檔案建設(shè)的話題，希望由此基金會行業(yè)更加重視檔案，“檔案見證公益，檔案助力發(fā)展”，不是一句口號，而是千百個公益組織共同的行動。
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鏈接
1. 目前，我國檔案法規(guī)標準體系的建設(shè)情況如何?
從國家檔案局官方網(wǎng)站上的“法規(guī)標準庫”一欄可以看出，我國的檔案法規(guī)標準主要由檔案法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、規(guī)范性文件、地方性法規(guī)和各類檔案標準組成。從實際應(yīng)用和增長速度上看，檔案規(guī)范性文件和檔案標準在指導(dǎo)實際工作和發(fā)布數(shù)量上居于主導(dǎo)地位。
2. 目前，我國慈善行業(yè)的檔案法規(guī)標準的建設(shè)情況如何?
今年7月份，中國慈善聯(lián)合會發(fā)布了關(guān)于征求《慈善組織檔案管理規(guī)范》、《慈善組織項目管理規(guī)范》兩項團體標準意見的函，但正式發(fā)布時間尚未可知。由此可以看出，我國慈善行業(yè)的檔案法規(guī)標準工作任重而道遠。
3. 慈善機構(gòu)在制定檔案標準時，應(yīng)注意哪些問題?
慈善機構(gòu)在籌劃和制定慈善檔案相關(guān)標準工作中，應(yīng)在國家檔案法律法規(guī)和相關(guān)標準的基礎(chǔ)上，針對慈善機構(gòu)類型多樣、管理模式復(fù)雜等行業(yè)特點，對標準的應(yīng)用范圍和目標進行綜合性考量。在建立慈善檔案標準體系框架基礎(chǔ)上，分階段、分層次地逐步開展慈善檔案標準制定工作。
(據(jù)《基金會檔案實務(wù)百問》)
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